Dispersip Kalsel Musnahkan 2.077 Berkas Arsip yang Telah Habis Masa Retensinya
Kepala Dispersip Kalsel Nurliani saat memusnahkan arsip
BANJARBARU – Pemerintah Provinsi Kalimantan Selatan melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispersip) Provinsi Kalsel telah memusnahkan 2.077 berkas arsip yang telah habis masa retensinya (waktu simpannya). 2.077 berkas arsip tersebut berasal dari tiga instansi diantaranya Badan Koordinasi Penyuluhan (Pertanian Perikanan dan Kelautan) Provinsi Kalsel sebanyak 1.901 berkas kurun waktu tahun 2004-2019, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Provinsi Kalsel sebanyak 472 berkas kurun waktu 1966-2001, dan RSUD Dr HM Ansyari Saleh Provinsi Kalsel sebanyak 514 berkas kurun waktu 1982-2007.
Pemusnahan dilakukan oleh Kepala Dispersip Provinsi Kalsel Nurliani Dardie dan disaksikan oleh perwakilan instansi, Inspektorat Provinsi Kalsel, Biro Hukum Provinsi Kalsel, serta Tim Penilai dan Pemusnah Arsip Pemerintah Provinsi Kalsel di Depo Arsip Kalsel, Banjarbaru, Selasa (17/12).
Kepada sejumlah wartawan, Nurliani menyampaikan, pemusnahan arsip ini sangat penting untuk menciptakan efisiensi pemeliharaan maupun tempat dan sarana prasarana penyimpanan arsip di Depo Arsip Provinsi Kalsel.
“Jadi, jika dokumen arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna telah menumpuk dan ingin dibuang, jangan dijual. Karena prosedurnya adalah dimusnahkan,” ucap Nurliani.
Ia menambahkan, pemusnahan arsip dengan cara menjualnya merupakan tindakan yang dilarang, karena sejatinya pengelolaan arsip memiliki aturan yang telah ditetapkan pada Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu juga terdapat dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
“Tindakan menjual arsip itu dilarang. Bahkan bisa dikenai sanksi pidana, Tidak boleh arsip dijadikan bungkus kacang” Lanjut Nurliani.
Terdapat tahapan-tahapan yang harus dilakukan sebelum arsip benar-benar akan dimusnahkan, diantaranya, pemeriksaan masa retensi arsip, pencatatam informasi arsip meliputi nomor, jenis dokumen, tahun, jumlah, tingkat perkembangan dokumen, dan keterangan informasi arsip. Kemudian pembentukan panitia pemusnahan arsip, penilaian panitia, pelaksanaan pemusnahan, serta pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
“Arsip yang sering dimusnahkan umumnya yang berjenis kronologikal arsip, yang berisi informasi terkait tanggal, bulan, dan tahun untuk keperluan administratif. Karena umumnya arsip jenis ini cepat kadaluarsa sehingga sudah habis nilai gunanya,” tutupnya. (MRF/RDM/RH)
